Изготовление печатей и штампов, на каких документах ставить?

Все знают что, документ без печати не действителен. Ставите печати подряд на всех бумагах. А нужно ли это делать? На каких документах нужна печать, а на каких не нужна.
Нужна печать на трудовом договоре?
На каких документах нужно ставить печать?

izgotovlenie pechati

Что такое печать организации?:
Это инструмент для нанесения чернильного оттиска на бумагу (документ) в целях подтверждения его подлинности. Условия к печатям по государственному стандарту – зафиксированы в стандарте ГОСТ Р 51511-2001.Требования к печатям без герба в государственном стандарте не закреплены. В законодательстве ничего не говорится о правилах использования и изготовление не гербовых печатей, эти вопросы остаются на усмотрение организации. Печати бывают двух видов: гербовые и печать коммерческих организаций, таких как ООО, ЗАО.Гербовые печати (с гербом Российской Федерации) используются только в государственных учреждениях. Так же, гербовую печать получают нотариальные конторы.ООО и ЗАО могут иметь печать, электронную подпись или полиграфические средства защиты от подделки, такие как голограмма с полным наименованием организации и местом нахождения организации. 

Чаще всего выбирают изготовление печатей, это обусловлено недорогой ценой и простотой в использовании.
Печать для ИП по законодательству РФ не обязательна. Но иметь ее индивидуальному предпринимателю необходимо для регистрации расчетного счета в банке (так как банк без печати расчетный счет просто не зарегистрирует) и организации документа оборота. В печати ИП должны быть указаны Ф.И.О, ИНН, ОГРН, город в котором зарегистрировано ИП.

Изготовление штампов, датеров, факсимиле

  • Штамп – печать квадратной, прямоугольной формы с текстом или картинкой. Штампы изготавливают и используют для нанесения дополнительной информации на документ или любой другой бумажный носитель. Использование штампов и датеров не регулируется российским законодательством.
  • Датер – штамп для проставления дат.
  • Факсимиле – это печать или клише, с помощью которого воспроизводится подпись человека. В соответствии со статьей 260 Гражданского кодекса факсимиле можно использовать только в установленном законом порядке. Однако такого порядка пока не существует. На кадровой и бухгалтерской документации факсимиле ставить нельзя – там нужна только собственноручная подпись должностного лица. А вот на письмах, грамотах, поздравлениях это допустимо.

Где ставить оттиск печати?

Оттиск печати обычно ставят рядом с подписью должностного лица. Обычно, печать ставится так, чтобы на треть закрыть расшифровку подписи.
На некоторых документах специально обозначено место печати (М. П.).

Зачем изготавливать печать?
Печать придает документу юридическую силу доказывает подлинность. Но не на все документы нужно ставить печать. Законодательство не определено, на какие документы нужно ставить печать. На основе устоявшейся практики мы составили перечень документов, заверяемых печатью в организациях.
Печатью ставится на кадровые документы, бухгалтерские, договора, сметы, учредительные документы организации, соглашения и т.д.
Письма на бланках организации печатью не заверяются если это не гарантийные письма.

Для каких документов изготавливают печать

ДОКУМЕНТ ВИД ПЕЧАТИ

Трудовой договор, дополнительное соглашение, договоры о материальной ответственности, гражданско-правовые договоры.

Основная печать организации.
Акты (списания, экспертизы, приема-передачи дел, и т.д.). Основная печать организации.
Командировочное удостоверение. Печать отдела кадров или Основная печать организации.
Справка и характеристика с места работы. Печать отдела кадров, бухгалтерии (если это справка о зарплате), внутренняя печать подразделения.
Представления, ходатайства (о награждении орденами, медалями, премиями). Внутренняя печать структурного подразделения.
Грамоты и свидетельства, выдаваемые работникам. Основная печать организации.
Служебное удостоверение. Основная печать организации.
Архивные копии и архивные справки. Основная печать организации.
Доверенности (на получение материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и суде и т.п.). Основная печать организации.
Гарантийные письма (на выполнение работ, услуг и т.п.). Основная печать организации.
Штатное расписание, правила, инструкции, положения и другие локальные акты. Основная печать организации.
Трудовые книжки. Основная печать организации, печать отдела кадров.

Изготавливаем печать для правильного заверения документов

Печать в трудовой книжке
Особое внимание нужно уделить печати в трудовой книжке. Порядок ведения трудовых книжек прописан в нормативных актах: Правилах ведения и хранения трудовых книжек (Утверждены постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.) и инструкции по заполнению трудовых книжек (Утверждена постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 10 октября 2003 г. № 69)
Существуют три случая, когда в трудовую книжку ставят печать организации или кадровой службы:

  • Первый раз оформляется книжка – на титульном листе.
  • При изменении данных сотрудника – на внутренней стороне обложки.
  • При увольнении – после записи об увольнении.

Штамп в трудовой книжке ставится в том случаи если сотруднику выдается вкладыш. Ставится изготовленный штамп на внутренней стороне обложки трудовой книжки или на титульном листе, представляет собой штамп со словами "Выдан вкладыш".